Ażeby poprawić skuteczność pracy przedsiębiorstwa, relacje z jej otoczeniem, nieodzowne jest wdrożenie narzędzi wspomagających pracę grupową i skuteczną wymianę danych pomiędzy uczestnikami danej organizacji.

Takie zadania wspierają rozstrzygnięcia z obszaru dokumentów i zarządzania procesami. Dzięki użyciu nowoczesnej technologii nie wszystkie zadania muszą być przeprowadzane za pomocą ludzkich dłoni. Obowiązki mogą zostać zautomatyzowane, co dostarcza przedsiębiorstwom możliwość zaoszczędzenia czasu i ograniczenia kosztów powiązanych z nakładami pracy ludzkiej.

Workflow faktur kieruje przepływem faktur (zobacz program dla księgowości) cyfrowo, zmieniając postępowanie z ręcznego obiegu na jego elektroniczny odpowiednik. Program workflow umożliwia jednostce uwolnienie czasu, który przedtem był wykorzystywany do ręcznego procesowania dokumentów. Jak każda strategia, również workflow posiada swój wyraźny początek i zakończenie. Pierwszym cyklem jest przeważnie zdefiniowanie procesu. W tym punkcie podejmuje się rozstrzygnięcia dotyczące zaangażowanych załóg pracowniczych, charakterystyki projektu, także rozdziału prac.

Następnym elementem jest wdrożenie procesu. Zaczyna się praca osobnych grup pracujących nad pełnionym zadaniem. Równocześnie aplikowane oprogramowanie uprzystępnia pozostałym eksploatatorom statusy działań do wykonywania w formie aplikacji. W jakimkolwiek momencie system weryfikuje warunki na tranzycjach, oraz podejmuje decyzje odnośnie następnej aktywności.

Wykorzystanie dobrego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy przekłada się na lepsze zarządzanie i monitorowanie przepływu prac.